Онлайн-касса (ККТ) – это устройство для регистрации продаж, которое сохраняет данные о расчетах и в режиме реального времени передаёт их в налоговый орган через Оператора фискальных данных (ОФД). По закону ККТ обязаны использовать все ИП и ООО при осуществлении расчетов с покупателями (с исключениями, перечисленными выше).

ККТ классифицируются по конструкции:

• Автономные кассы (в т.ч. портативные, мобильные): Компактные, могут работать без постоянного питания (например, MSpos, АТОЛ 91Ф).
• Смарт-терминалы (ПК-кассы): Решения "все в одном", объединяющие планшет, фискальный накопитель и принтер чеков (например, Эвотор). Идеальны для малого бизнеса, курьеров.
• Фискальные регистраторы (ФР): Устройства, которые только фискализируют и печатают чеки. Требуют подключения к внешнему компьютеру или POS-моноблоку. Подходят для среднего и крупного бизнеса с высокой проходимостью.
• Облачные кассы: Используются для интернет-торговли.

Для регистрации потребуется:

• Квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) руководителя.
• Личный кабинет на сайте ФНС.
• Указание технических данных ККТ и её ФН, сведений об ОФД и данных организации.

Касса должна быть внесена в реестр ККТ и укомплектована всем необходимым (ФН, механизм печати чеков и QR-кодов).

С 01.07.2017 года техническое обслуживание ККТ не является обязательным условием ее эксплуатации. Однако договор сервисного обслуживания рекомендуется для оперативного устранения сбоев, своевременного обновления ПО и решения вопросов с интеграцией (например, ЕГАИС).

Выбор оптимального комплекса зависит от вашей сферы деятельности, масштаба и специфических задач. Вот ключевые шаги и рекомендации.

Шаг 1: Определите тип бизнеса и базовые потребности

Шаг 2: Сформируйте минимальный необходимый комплект

• Для небольшого кафе: POS-терминал + фискальный регистратор на кухню + планшет официанта + платежный терминал + ПО (например, iiko).
• Для магазина с широким ассортиментом: Кассовая программа с CRM и складским учетом + сканер штрихкодов + денежный ящик + платежный терминал.

Шаг 3: Учтите критически важные детали

1. Онлайн-отчетность: Все кассы должны передавать данные в ОФД и ФНС.
2. Программное обеспечение: Выбирайте ПО, которое решает ваши конкретные задачи (учет, CRM, маркировка, аналитика).
3. Масштабируемость: Оборудование и ПО должны позволять бизнесу расти без полной замены системы.
4. Профессиональная консультация: Чтобы избежать ошибок и лишних затрат, оптимально обратиться к специалистам.

Как мы можем помочь?

Наши эксперты проанализируют ваш бизнес-процесс и подберут именно те модели касс, сканеров, ТСД и программного обеспечения, которые будут максимально эффективны для вашего масштаба и задач, обеспечив надежную и легальную работу.

Выбор оптимального типа ККТ зависит от специфики бизнеса, объема продаж и необходимости интеграции с другими системами.

Смарт-терминалы: Представляют собой автономные, мобильные решения "все в одном", объединяющие планшет, фискальный накопитель и принтер чеков. Они идеальны для малого бизнеса, курьеров, выносной торговли или точек с низкой проходимостью, где требуется простота и возможность работать без постоянного подключения к внешнему компьютеру.

Фискальные регистраторы: Это устройства, которые только фискализируют чеки и печатают их. ФР требуют подключения к внешнему POS-моноблоку, планшету или компьютеру, на котором установлено товароучетное ПО. Они предпочтительны для среднего и крупного бизнеса с высокой проходимостью, поскольку обеспечивают высокую скорость печати и надежную работу в составе мощной POS-системы.

Автоматизация предприятий общественного питания (HoReCa) требует комплексного решения, которое интегрирует ККТ в операционный цикл — от приема заказа до управления складом и персоналом.

Для HoReCa необходимо специализированное оборудование:

• Сенсорные моноблоки: Официантам необходимы надежные моноблоки с сенсорным экраном, часто имеющие высокий класс защиты, для быстрого оформления заказов и передачи их на кухню.
• Кухонные и барные принтеры: Отдельные принтеры необходимы для мгновенной печати заказов (чеков) на кухне и в баре, чтобы сократить время ожидания блюд.
• POS-системы и интеграция: Кассовые решения должны интегрироваться с мощными POS-системами, такими как iiko, что позволяет управлять технологическими картами, остатками, разделять счет между гостями и контролировать весь цикл приготовления блюд.
• Мобильность: Мобильные терминалы и эквайринг сокращают время обслуживания, особенно при обслуживании столиков или при доставке.

Продажа оборудования для ресторана без внедрения комплексной товароучетной системы (например, iiko) не решает ключевых управленческих задач, таких как контроль склада и предотвращение хищений, а также не обеспечивает полноценного комплаенса, что демонстрирует необходимость продажи именно интегрированных экосистем, а не отдельных аппаратов.

Для работы с прослеживаемыми товарами («Честный ЗНАК») и алкогольной продукцией (ЕГАИС) требуются:

• 2D-сканер: Обязателен для считывания двумерных кодов (Data Matrix, акцизные марки).
• Совместимость с ФФД 1.2: ККТ должна поддерживать актуальный Формат Фискальных Данных 1.2 для корректной передачи информации о выбытии маркированного товара.
• Универсальный транспортный модуль (УТМ): Для обмена данными между учетной системой и ЕГАИС.

Общее правило, установленное Федеральным законом № 54-ФЗ, требует, чтобы все юридические лица и индивидуальные предприниматели использовали контрольно-кассовую технику (ККТ) при осуществлении расчетов с физическими лицами (включая прием наличных, оплату банковскими картами и использование любых электронных средств платежа).

С 1 марта 2025 года перечень субъектов, которые избавлены от обязанности применять ККТ, существенно сокращается. В частности, отменяются послабления для предприятий и ИП, торгующих на рынках, ярмарках и выставках.

Таким образом, без ККТ с 1 марта 2025 года сможет работать только бизнес, использующий Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН), а также субъекты, чья деятельность прямо перечислена в исключениях 54-ФЗ (например, ремонт обуви, торговля газетами и др.).

Важно: Предприятиям, попадающим под отмену льготы, необходимо заблаговременно обеспечить комплексное внедрение ККТ, чтобы избежать рисков штрафных санкций.

Применение ККТ не требуется, если расчеты производятся между юридическими лицами и/или индивидуальными предпринимателями исключительно в безналичной форме (перевод денежных средств по реквизитам с расчетного счета на расчетный счет с использованием платежного поручения).

Внимание: Если оплата производится с использованием электронного средства платежа, например, корпоративной банковской картой, ККТ обязательна. Касса также необходима, если оплата поступает от физического лица, даже если оно зарегистрировано как самозанятое.

Физические лица, применяющие специальный налоговый режим — Налог на профессиональный доход (НПД), освобождены от применения онлайн-касс. Для соблюдения законодательства им достаточно сформировать чек через приложение "Мой налог".

Если самозанятый также имеет статус индивидуального предпринимателя и получает оплату от других ЮЛ или ИП строго по банковским реквизитам на свой расчетный счет, применение ККТ также не требуется.

Нарушение требований 54-ФЗ влечет серьезные финансовые санкции. Размер штрафов за неприменение ККТ носит процентный характер от суммы расчетов.

• Штраф за неприменение ККТ:
  • Для индивидуальных предпринимателей: Минимальная сумма штрафа составляет 10 000 рублей, но фактическая сумма определяется как 25–50% от суммы расчетов, проведенных без применения кассовой техники.
  • Для юридических лиц (ООО): Минимальная сумма штрафа составляет 30 000 рублей, но фактическая сумма составляет 75–100% от суммы выручки, полученной без применения ККТ.
• Штраф за невыдачу чека: Если ККТ использовалась, но чек покупателю не был выдан, ИП грозит штраф до 2 000 рублей, а малому, среднему и крупному бизнесу — до 10 000 рублей.

Помимо финансовых санкций, при препятствовании работе налоговых органов ФНС вправе снять кассовый аппарат с учета в одностороннем порядке. Повторная регистрация такого аппарата возможна только после проведения проверки.

Процентный расчет штрафов подчеркивает необходимость приобретения и профессионального обслуживания надежного кассового оборудования как меры защиты от потенциально неконтролируемых финансовых потерь.

Фискальный накопитель – это встроенный в кассу модуль для хранения и шифрования данных о пробитых чеках. Срок его действия ограничен (15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и типа товара.

Обратите внимание: Фактор продажи подакцизных товаров всегда имеет приоритет. Если ИП на УСН продает сигареты, ему нужен ФН на 15 месяцев.

Да. Существует законодательное требование хранить старый фискальный накопитель в течение 5 лет с момента завершения его использования. Это необходимо, поскольку контролирующие органы вправе запросить устройство для проверки данных.

Перерегистрация ККТ в Федеральной налоговой службе (ФНС) обязательна при любых изменениях в сведениях, которые были внесены в журнал учета и карточку регистрации ККТ.

Основные причины для перерегистрации:

• Замена фискального накопителя.
• Смена Оператора Фискальных Данных (ОФД).
• Изменение адреса установки ККТ, наименования пользователя, или переход на другую систему налогообложения.

Порядок действий при перерегистрации:

Процедура перерегистрации осуществляется поэтапно и требует использования квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП):

• Технический этап (закрытие ФН): Если причина перерегистрации — замена ФН, необходимо провести процедуру закрытия старого накопителя с формированием соответствующего отчета.
• Перерегистрация в ОФД: Необходимо авторизоваться в Личном Кабинете ОФД, выбрать нужную ККТ, указать причину перерегистрации (например, смена ОФД) и внести соответствующие изменения в карточку ККТ.
• Перерегистрация в ФНС: С помощью ЭЦП пользователь авторизуется в Личном Кабинете на сайте ФНС. В разделе "Учет ККТ" выбирается аппарат по регистрационному номеру, и заполняются необходимые формы с обновленной информацией.

Маркировка — это обязательное нанесение на товар уникального кода Data Matrix для его отслеживания в государственной системе «Честный ЗНАК». Система контролирует весь путь товара от производителя до покупателя.

Основная цель внедрения системы – создание единой цифровой цепочки прослеживаемости «производитель → дистрибьютор → розница → конечный потребитель». Она функционирует через федеральную государственную информационную систему «Честный ЗНАК».

Маркировка обязательна для большинства товаров: от одежды и обуви до лекарств, алкоголя, продуктов питания и техники.

Для работы нужны:

• 2D-сканер;
• подключение к «Честному ЗНАКу»;
• интегрированное товароучетное ПО.

Нарушения грозят крупными штрафами и уголовной ответственностью.

Нарушения оборота немаркированных товаров в крупном или особо крупном размере влекут за собой уголовную ответственность:

• Крупные штрафы до 1 000 000 рублей.
• Лишение свободы до 6 лет со штрафом до 1 000 000 рублей

Сканер для маркированных товаров - это не просто устройство для считывания штрихкодов. Он должен уметь считывать специальные коды маркировки, которые содержат больше информации, чем обычный штрихкод.

Какие типы сканеров подходят для маркированного товара?

2D-сканеры:

• Считывают как обычные штрихкоды, так и двумерные коды (QR-коды, Data Matrix).
• Позволяют считывать код маркировки, даже если он частично поврежден или закрыт этикеткой.
• Подходят для большинства категорий товаров, включая продукты питания, одежду, обувь, электронику.

Сканеры с поддержкой протокола передачи данных (например, Bluetooth):

• Позволяют считывать код маркировки и передавать информацию на кассу или другое устройство без использования кабелей.
• Удобно для работы с мобильными терминалами, портативными кассами.

Сканеры с поддержкой технологии NFC (Near Field Communication):

• Считывают код маркировки с помощью бесконтактных устройств, таких как смартфоны.
• Подходят для небольших магазинов и предприятий, где не требуется постоянная работа с большим количеством товаров.

Важно учесть следующие моменты:

• Тип маркировки: У разных категорий товаров могут использоваться разные типы маркировки. Некоторые сканеры могут считывать только определенные типы кодов.
• Совместимость: Сканер должен быть совместим с вашей кассовой системой, товароучетным ПО и системой маркировки товаров.
• Функциональность: В некоторых случаях может потребоваться сканер с дополнительными функциями, такими как печать чеков, подключение к онлайн-сервисам, интеграция с маркировкой товаров.

Рекомендации по выбору сканера:

• Определите тип маркировки, используемой для ваших товаров.
• Узнайте, какие сканеры совместимы с вашей кассовой системой и товароучетным ПО.
• Проконсультируйтесь с менеджерами АСЦ Инсталл для подбора сканера, отвечающего требованиями маркировки и совместимого с вашей системой и ПО.

Правильный выбор сканера поможет вам избежать ошибок при маркировке товаров и избежать штрафов за несоблюдение законодательства.

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это государственная система для контроля производства и оборота алкогольной продукции.

Кто обязан подключаться?

Все организации и ИП, имеющие лицензию на розничную или оптовую продажу алкоголя (магазины, бары, рестораны, склады), кроме продавцов пива, сидра и других слабоалкогольных напитков крепостью до 16,5%.

Как это работает?

Для работы необходимо:

• Установить УТМ — специальное защищённое устройство для передачи данных.
• Настроить сертифицированную кассовую программу, которая взаимодействует с системой.

При продаже каждой бутылки касса:

• Автоматически передаёт данные о продаже в ЕГАИС.
• Печатает в чеке QR-код с информацией о продукции (название, объём, акцизная марка). Покупатель может отсканировать его и проверить легальность товара.

Наши услуги по подключению «под ключ»

Мы обеспечиваем полную настройку системы:

• Установка и регистрация УТМ
• Настройка кассы и учётной программы
• Обучение персонала работе с ЕГАИС

Это гарантирует легальную работу вашего бизнеса без риска штрафов.

Для продажи алкогольной продукции (в рознице или общепите) требуется обязательная интеграция с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС).

Требуемый набор оборудования и ПО:

• УТМ (Транспортный модуль). Для обмена данными между учетной системой и ЕГАИС.
• 2D-сканер. Обязателен для считывания акцизных марок с целью фиксации продажи и выбытия алкоголя.
• Товароучетная система. ПО, например, iiko, которое интегрируется с УТМ для корректного отражения движения алкогольной продукции (поступление, списание, продажа).
• ККТ (Контрольно-кассовый аппарат). Касса должна быть зарегистрирована для работы с подакцизными товарами, что требует установки ФН на 15 месяцев.

ЭДО – это обмен юридически значимыми документами (счета, акты, накладные и пр.) в электронном виде через оператора ЭДО (например, Контур.Диадок). ЭДО ускоряет документооборот, сокращает расходы на пересылку и гарантирует юридическую значимость документов.

Наша компания помогает подключить сервисы ЭДО (на базе Контур.Диадок или других операторов) и обучить работе с ними.

• HoReCa (Рестораны и Кафе): iiko – комплексная ERP-система для управления продажами, складом и персоналом.
• Магазины и Склады: Товароучётное и кассовое ПО, интегрированное с онлайн-кассой (например, 1С, Frontol, MTS Касса).
• Документооборот: Сервисы «Контур» (Контур.Диадок, Контур.Меркурий для ЕГАИС, Контур.Экстерн для отчетности).

iiko (iikoRMS) — это комплексная ERP-система, предназначенная для управления всеми аспектами ресторанного бизнеса, включая кассовые операции, складской учет, производство и финансы.

Для успешного запуска и корректной работы системы критически важны следующие начальные настройки:

• Настройка НДС и номенклатуры: Необходимо задать ставки НДС в номенклатурной карточке товаров и блюд.
• Технологические карты: Настройка технологических карт, определяющих состав и расход сырья для каждого блюда. Хотя систему позволяет ввести их задним числом, необходимо, чтобы дата начала действия карты предшествовала моменту начала реальных продаж.
• Типы мест приготовления: Установка типов мест приготовления и карты приготовления блюд в настройках торгового предприятия.

Несвоевременная или некорректная настройка технологических карт и НДС может привести к искажению финансового и налогового учета, а также к ошибкам в управлении запасами.

Система iiko предоставляет широкие возможности для анализа продаж и предотвращения злоупотреблений:

• Финансовый контроль: Проверка сданной выручки и анализ кассовых смен осуществляется через раздел «Розничные продажи» → «Кассовые смены».
• Предотвращение хищений: Система позволяет отслеживать подозрительные удаления блюд, контролировать отмену пречеков и исправлять ошибки в чеках.
• Аналитика: Возможность быстро получить данные о сумме среднего чека за месяц, определить лидеров по продажам среди сотрудников и выявить наиболее популярные блюда.

Запуск продаж можно разделить на три основных этапа: юридическая подготовка, техническая настройка и логистика. Вот подробное руководство.

1. Регистрация и подготовка документов

• Статус продавца: Вам необходимо быть зарегистрированным как ИП или ООО, иметь расчётный счёт.
• Аккаунт на площадке: Создайте кабинет продавца на выбранном маркетплейсе и подайте заявку, приложив документы (ИНН, выписка ЕГРИП/ЕГРЮЛ, реквизиты счёта).
• Документы на товар: Подготовьте все необходимые сертификаты соответствия или декларации.
• Работа с маркировкой: Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, одежда и т.д.), заранее зарегистрируйтесь в системе «Честный ЗНАК».

2. Техническая и учётная настройка

Это основа для автоматизации и корректной отчётности.

• Онлайн-касса: Потребуется касса, зарегистрированная для интернет-торговли и настроенная на работу с маркетплейсом (чаще всего через API площадки для автоматической передачи чеков в ОФД).
• Синхронизация данных: Критически важно подключить интеграцию между вашей системой учёта (1С, МойСклад и аналоги) и личным кабинетом маркетплейса. Это позволит автоматически обновлять остатки, цены и выгружать карточки товаров.
• Складской учёт: Настройте автоматическое отражение продаж и возвратов в вашей учётной системе, чтобы видеть реальную финансовую картину и движение товара.

3. Логистика и первая поставка

Грамотная подготовка груза — залог быстрой приёмки без проблем и штрафов.

• Маркировка товара: Каждой единице нужно присвоить уникальный штрихкод (EAN-13 или внутренний код маркетплейса).
• Упаковка и этикетки: Товар и каждую коробку необходимо упаковать и промаркировать строго по правилам площадки:
  • Наклеить товарные ярлыки.
  • Сформировать транспортные (паллетные) этикетки.

Как мы можем помочь:

Мы обеспечиваем техническую часть запуска: регистрируем и настраиваем онлайн-кассу, подключаем надёжную интеграцию вашей учётной системы с маркетплейсом, консультируем по правилам упаковки и оформления первой поставки. Это позволяет избежать типичных ошибок, сэкономить время и сразу начать продажи с корректным автоматизированным учётом.

Цифровизация бизнеса не ограничивается кассовыми аппаратами, она включает электронный документооборот и интеграцию с современными каналами продаж.

• Электронный документооборот (ЭДО): Внедрение систем ЭДО (например, на базе решений Контур) позволяет осуществлять юридически значимый обмен документами (счета, акты, накладные) в электронной форме. Это оптимизирует работу с поставщиками, ускоряет процессы согласования и упрощает предоставление документов контролирующим органам.
• Настройка Маркетплейсов: Для обеспечения корректного учета продаж через маркетплейсы (Ozon, Wildberries и др.) требуется настройка учетных систем. Это необходимо для правильной фискализации операций, которые проводятся через площадку, а также для точного контроля остатков и ценообразования.